Il ciclo delle vendite di Area51 inizia dall'emissione di un documento di offerta, o preventivo, che si realizza acquisendo i dati dagli archivi disponibili, per quanto riguarda il cliente, gli articoli, i prezzi e le altre condizioni di vendita.
Per la creazione e la gestione del documento, si prega di consultare le istruzioni generali qui.
Il documento offerta presenta caratteristiche peculiari rispetto ad altri documenti, relative alla gestione di informazioni specifiche sull'articolo e ai layout di stampa.
Caratteristiche tecniche
Ad ogni articolo può essere associata una descrizione tecnica o particolareggiata.
La presenza di queste informazioni già nell'anagrafica dell'articolo è visibile in chiaro nella riga articolo, infatti il flag P sta ad indicare Caratteristiche tecniche presenti, il flag S ne abilita la Stampa nel documento creato.
Con doppio clic sulla descrizione articolo si apre lo Zoom Descrizione Articolo per permettere l'inserimento o la modifica di tali descrizioni, da FUNZIONI è possibile: 1) memorizzarle sull'anagrafica articolo e 2) definire la formattazione grafica del campo stesso nella stampa del preventivo.
Da Funzioni > si segnala l'opzione "Stampa caratteristiche tecniche ove presenti" utile per preventivi complessi.
Stampa formato Capitolati
La struttura dei preventivi di Area51 ben si adatta alle esigenze di chi deve realizzare offerte complesse, con una struttura "capitolato" o "distinta base" , ovvero con righe di testata (p.es. "Impianto antifurto wireless" oppure "Adeguamento hardware ufficio" o simili) che comprendono numerose altre righe di dettaglio.
Per realizzare un preventivo come nell'esempio indicato, è sufficiente spuntare come C (capitolato) la riga di intestazione, ed assegnare la stessa numerazione (p.es. 1) alle righe di dettaglio.
Verificare poi tra le opzioni di stampa quella più adatta a voi.
Una delle stampe più interessanti è il formato "Immagine" (preventivo picture) con la foto del prodotto accompagnata dalla sua descrizione tecnica:
Gestione documento
Il preventivo può agevolmente essere trasformato in Commissione cliente, Ddt, Fattura, Corrispettivo o Ordine a Fornitore utilizzando le Funzioni disponibili.
L'operazione può essere effettuata per singole righe (selezionandole) oppure per l'intero documento: da Funzioni > Genera Documenti, come già per tutti gli altri documenti di Area51.