La gestione di un magazzino a lotti impone la registrazione di informazioni aggiuntive sull'articolo, che però ne consentiranno la tracciabilità del movimento, tanto in ingresso quanto in uscita.
Questa funzionalità è disponibile previa attivazione dell'apposito modulo Tracciabilità Lotti Acquisto.
Dal punto di vista operativo, la gestione si attiva da Archivi > Parametri e Opzioni > Gest. Lotti, come da figura.
Vi sono due possibilità: la GESTIONE LOTTI, che permette di gestire appieno l'intero ciclo completo di acquisto e produzione, e la TRACCIABILITA' LOTTI ACQUISTO, che gestisce solo i lotti di acquisto in maniera però semplificata e quindi più facilmente configurabile e utilizzabile. A meno di esigenze particolari, va sempre impostata quest'ultima opzione.
Nel campo Assegnazione Lotto Articolo si può predefinire come verranno richiamati i lotti, se utilizzando il lotto più recentemente caricato oppure se usare il primo disponibile (ovvero il più vecchio con ancora giacenza positiva).
Oltre ad attivare la Gestione Lotti, si consiglia di impostarne la stampa; è possibile scegliere un prefisso (nell'esempio LOTTO N:) che precede l'indicazione del lotto vero e proprio nella stampa.
RICEVIMENTO MERCE
Esporre il campo LOTTO ACQ in una delle colonne disponibili a video (ipotizzandone un utilizzo continuativo, si suggerisce di utilizzare uno dei campi presenti in primo piano della scheda, come da esempio). Per visualizzare il campo, fare doppio clic sull'intestazione della colonna e scegliere ALTRO > Lotto Acquisto.
A questo punto possiamo passare all'inserimento dell'articolo e al relativo Lotto di Acquisto. Per eseguire tale operazione esistono diverse possibilità:
CODIFICA LOTTO ACQUISTO
1-Il Lotto Acquisto può essere un valore alfanumerico o una data (p.es. data di arrivo o data di confezionamento) e può quindi essere uguale per articoli diversi (p.es. nel settore macelleria può corrispondere all'auricolare, o appunto ad una data di arrivo o produzione, etc.).
2-Viene introdotto l'ID Codifica Lotto Acquisto. Esso è differenziato dal Lotto di Produzione.
E' possibile generare il lotto di acquisto in modalità:
- AUTOMATICA: nelle istanze di Registrazione o nell'esecuzione della Stampa Etichette Lotti Tracciabilità (funzione spiegata nel capitoletto sotto) viene generato il lotto di Tracciabilità ove assente.
- MANUALE: come la modalità automatica ma solo in stampa Etichette Tracciabilità.
La modalià è impostabile nella sezione Gest. Lotti in Parametri e Opzioni nel campo Generazione Lotto Acquisto.
La nuova sintassi di Id Codifica Lotto Acquisto prevede un contatore incrementale sulla Classificazione 1 (Provenienza), utilizzando il codice Clas1.
Esempio: ID-CLAS-DATA> "ID-ARG0007-20160624" ove assente la Provenienza: "ID-0001-20160624"
E' possibile inserire anche un solo parametro di generazione Lotto, indicondolo nel campo ID Codifica seguito dal trattino. Esempio: "CLAS-"
NOTA: in assenza di Classificazione 1 (Provenienza) è possibile generare il lotto di tracciabilità a partire dal campo Testo 1 di FORNITORI.
In presenza di questa metodologia di Tracciabilità Lotto Acquisto la stampa etichette da un documento di Ricevimento merce registrato consente di stampare EAN di tracciabilità anche sui formati standard.
ETICHETTE TRACCIABILITA' LOTTI
Da RICEVIMENTO MERCE > FUNZIONI > ETICHETTE LOTTI TRACCIABILITA' viene generato un lotto di tracciabilità acquisti ove assente.
Esempio di etichette generate:
SCARICO DA DOCUMENTI
Nella vendita documentale (DDT - Fatture), per assegnare il Lotto di acquisto potete procedere come per il Ricevimento Merce, esponendo il campo LOTTO ACQ in una colonna disponibile.
Anche in questo caso esistono due possibilità di assegnazione:
1- Dopo aver inserito l'articolo, la scelta del lotto segue la predefinizione effettuata nella schermata di configurazione. Per modificarlo, fare doppio clic sul campo, che apre una finestra pop-up dove si può scegliere uno dei lotti disponibili. Utilizzare il pulsante ad inizio riga per accodare un lotto desiderato; sono visualizzati di default solo i lotti con giacenza maggiore di zero.
2- La nuova funzione Etichette Tracciabilità Lotti elimina tutto il processo di assegnazione tramite scelta in seguito all'apertura della finestra pop-up. Con questa funzionalità bastera leggere il barcode presente nell'etichetta e il software riconoscerà automaticamente a quale lotto l'articolo inserito appartiene.
SCARICO DA GESTIONE BANCO
Come nel capitolo precedente, vengono descritte le due modalità utilizzabili dal cliente.
1-Abilitare una funzione Banco "Lotto Acquisto" come indicato sotto; si avrà un pulsante che consente di richiamare il lotto scegliendolo tra quelli disponibili.
Anche al banco il programma propone il lotto seguendo le predefinizioni impostate precedentemente.
L'opzione di scarico dinamico (Opzione =D in parametri di gestione) effettua un controllo automatico dei lotti disponibili e procede allo scarico fino ad esaurimento del lotto disponibile, splittando le quantità fino alla capienza di ogni lotto.
2-Utilizzando la funzione Etichetta Tracciabilità Lotti non serve utilizzare la funzione Banco "Lotto Acquisto", il programma riconscerà automaticamente a quale Lotto appartiene l'articolo proprio grazie al codice etichetta.
Nota: Impostare inoltre il Campo Extra 1 di Impostazioni Banco come "Lotto acquisto", per permettere di taggare la riga e di evidenziare il lotto selezionato; il Campo Extra 2 invece si può impostare con il valore Giacenza Lotto Acquisto, in modo da visualizzare velocemente la giacenza del lotto in uso.
VISUAL POP-UP LOTTI
E' possibile impostare un popup automatico in gestione banco che ci permetta di scegliere il lotto da scaricare.
Bisogna impostare il flag VISUAL POP-UP LOTTI sugli articoli su cui si vuole attivare tale opzione.
In gestione banco una volta passato il prodotto si aprirà il popup con la scelta del lotto da scaricare
GIACENZE LOTTI
Nella sezione Acquisti > LOTTI ACQUISTO viene evidenziata la situazione di magazzino ed è possibile effettuare ricerche e selezioni, per rintracciare la movimentazione completa relativa ad un prodotto e ad un lotto.
Da Archivi > Gestioni > Lotti/Saldi si accede alla stessa videata.
Inoltre, tramite il tasto Funzioni è possibile archiviare oppure eliminare definitivamente uno o più lotti.
Per i lotti esiste una procedura inventariale specifica con una pagina di manuale dedicata.
Con l'inventario, se la volontà è quella di archiviare i lotti, bisogna attivare l'opzione H (Archiviazione inventariale lotti) da ARCHIVI > PARAMETRI E OPZIONI > GEST. LOTTI.
MOVIMENTI LOTTI
Nella sezione Acquisti > MOVIMENTI viene visualizzato l'elenco dei movimenti in relazione ai Lotti di Acquisto.
Da Archivi > Gestioni > Lotti/Movimenti si accede alla stessa videata.
GESTIONE SCADENZE LOTTI
Per informazioni di livello statistico viene introdotta la possibilità di gestire le Scadenze dei Lotti.
Innanzitutto, per attivare questa gestione si deve attivare il flag GESTIONE SCADENZE LOTTI in ARCHIVI> PARAMETRI E OPZIONI > GEST. LOTTI
Lo step successivo per procedere è, in fase di carico merce ( Ricevimento Merce), impostare, oltre alla colonna LOTTO ACQ, la colonna DATA SCAD.
Nella fase di inserimento, oltre a specificare il Lotto, potrete inserirne anche la scadenza. Questa informazione sarà visibile sia nelle vendite tramite Documento, che tramite Scheda Banco.
Nella fase di controllo della situazione del magazzino, tramite la funzione LOTTO ACQUISTO presente nella sezione MAGAZZINO è possibile verificare la giacenza del singolo articolo ( associtao al lotto) e filtrare i dati per la data di scadenza in maniera tale da ottimizzare la gestione.