La gestione dei cespiti affianca le scritture contabili alla gestione delle schede dei cespiti. Da una parte, nell’anagrafica cespiti vengono riportati i movimenti che anno per anno vengono generati sul cespite come ammortamenti o eventuali rivalutazioni, dall’altra vengono registrati in contabilità gli acquisti, gli ammortamenti e le dismissioni.
Configurazione/Categorie
Per iniziare a gestire i cespiti, occorre innanzitutto impostare le categorie. La maschera che si presenta nell’esempio, visualizza le varie categorie inserite; su Nuovo si avrà la possibilità di aprire una nuove righe per l’immissione di altre categorie.
Dopo aver assegnato un codice (progressivo o alfabetico, la scelta spetta all’utente), la descrizione e il tipo di cespite dal menu a discesa, si passa all’inserimento dei valori predefiniti di sottoconti per il costo di ammortamento, il relativo fondo, l’eventuale costo di ammortamento indeducibile e il costo dell’immobilizzazione. Le altre impostazioni richieste riguardano l’aliquota generale da attribuire alla categoria, l’eventuale aliquota diversa per il primo esercizio, l’aliquota di ammortamento anticipato e il numero di anni di applicazione. Impostando poi l’esercizio corrente e il prossimo numero, il programma assegnerà un numero progressivo ai cespiti appartenenti alla categoria in questione, via via che verranno immessi in anagrafica cespiti. Esempio: genero una nuova categoria “fabbricati” e non ho ancora inserito nessun cespite in anagrafica cespiti appartenente a questa categoria, allora nella scheda categoria inserirò il valore 1 nel campo “pros.numero”. Se viceversa ho già inserito dei cespiti in anagrafica senza però inserire la categoria di riferimento, nel momento in cui creo la categoria posso inserire nel campo “pros.numero” quello consecutivo all’ultimo cespite inserito e vado eventualmente ad aggiornare le schede anagrafiche inserendo la categoria mancante e il numero corretto (nel campo successivo all’anno di acquisizione).
Tutte le impostazione valide per la categoria, potranno ovviamente essere riprese o variate sulla scheda del singolo cespite di appartenenza.
Anagrafica cespiti/Ammortamento cespiti/Stampa registro cespiti
Si accede alla medesima maschera sia per inserire o modificare le anagrafiche dei cespiti, sia registrare gli ammortamenti e visualizzare/stampare l'intera tabella con tutte le informazioni relative.
Anagrafica
La compilazione di questa maschera può avvenire in due momenti diversi: nel primo, quando l’utente sta aggiornando la situazione dei cespiti antecedente all’utilizzo di Area51 e deve inserire uno "storico" gia' esistente. Nel secondo, quando si procede all’acquisizione del cespite registrando la relativa fattura di acquisto da Area51. In entrambi i casi, la maschera che si presenta è la seguente:
Inserimento nuovo cespite
Dopo l’inserimento del codice e della descrizione del cespite, si passa alle impostazioni necessarie per l’esecuzione degli ammortamenti. Se viene selezionato il campo “categorie” scegliendo una voce dall’elenco, verranno ovviamente riempiti i campi successivi in base ai dati precedentemente impostati nella categoria di riferimento.Resteranno poi da compilare i campi relativi al costo storico di acquisto e al valore ammortizzato che una volta inserito comporta l'aggiornamento automatico del valore residuo. Come nell’esempio sopra riportato, è possibile inserire una o piu' righe di ammortamento in modalita' "manuale" fino ad aggiornare la situazione del cespite all'anno desiderato. Successivamente, si potra' seguire la procedura automatica di calcolo degli ammortamenti spiegata in seguito. Il campo "correzione" permette di inserire un valore arbitrario in + o in - e il valore residuo verra' aggiornato di conseguenza. Il flag "dismesso" e il valore di dismissione vengono immessi in automatico dalla fatturazione in fase di registrazione fattura mettendo la spunta su "dismissione".
Acquisizione cespite
In Wizard Prima Nota > Fattura Ricevuta, è presente un flag Acquisto Cespite:
Attivando questo Flag, alla fine della registrazione contabile si aprirà la finestra dell’anagrafica Cespiti sopra descritta. I campi relativi agli estremi della fattura e al costo storico vengono in questo modo riempiti automaticamente.
In questa parte vengono registrati dalla procedura automatica gli ammortamenti annui ma si possono immettere con segno meno (quindi a diminuire l’ammortizzato e ad aumentare il valore residuo) anche le rivalutazioni o qualunque altra correzione. Facendo clic sul tasto Aggiorna il totale delle righe viene riportato nel campo Ammortizzato. Il campo correzione consente di immettere una correzione arbitraria in più o in meno. Il campo residuo è calcolato di conseguenza. Il flag Dismesso e il valore di dismissione vengono immessi in automatico dalla fatturazione oppure possono essere gestiti manualmente.
Dismissione cespiti
In Wizard Prima Nota -> Fatture Emesse esiste un pulsante “DISMISSIONE CESPITE” che apre una finestrella dove si possono immettere i dati relativi al cespite e al valore di cessione:
Oltre alla normale scrittura contabile questa registrazione produce il giroconto dal fondo ammortamento al conto di immobilizzazione e l’eventuale scrittura di rilevazione della plusvalenza o della minusvalenza ( in base ai sottoconti che devono essere impostati in CONTABILITA’ -> IMPOSTAZIONI -> PARAMETRI AZIENDA). Inoltre flagga l’anagrafica del cespite indicandolo come dismesso e riportando il prezzo di cessione.
Ammortamenti Annuali
Entrando nella tabella, si trova l'intero elenco dei cespiti caricati visualizzando le varie informazioni utili quali categoria, descrizione, costo storico e residuo,anno di acquisizione, pecentuale, ultimi 3 anni di ammortamento eseguito, eventuale dismissione. Indicando nel campo “data calcolo” la data di interesse e facendo Aggiorna, il programma mostra i cespiti da ammortizzare e visualizza una simulazione dell’ammortamento con il calcolo di competenza e il residuo per singolo cespite.
Il pulsante REGISTRA effettua la registrazione contabile, per i cespiti selezionati, da Ammortamento a Fondo Ammortamento usando i sottoconti impostati in anagrafica cespiti e crea una riga nell’elenco dei movimenti del cespite (consultabili dall’anagrafica).
Non vengono effettuate le registrazioni per quei cespiti che non hanno sottoconti impostati.
E' possibile inserire manualmente nella colonna verde dell'anno di competenza, un importo diverso da quello dedotto dal programma. Una volta inserito, la registrazione avviene come sopra descritto e si aggiorna la scheda del cespite di conseguenza.
Stampa registro Cespiti
Dalla stessa schermata e facendo le selezioni del caso, è possibile produrre diverse stampe:
- Elenco cespiti: e’ un semplice elenco dei cespiti con il valore di acquisto, l’ammortizzato e il residuo;
- Riepilogo per categorie cespiti;
- Elenco cespiti dettagliato che è in sistesi il registro dei beni ammortizzabili con tutte le informazioni necessarie.