La causale deve essere utilizzata per la registrazione di fatture emesse compilate al di fuori del programma area51, cioè nei casi in cui si inizi ad usare la contabilità avendo precedentemente emesso fatture che non sono ancora state registrate contabilmente. Dal momento in cui si utilizza area51 per emettere fatture, la loro registrazione avverrà direttamente dal documento o dalla tabella fatture.
I primi due campi di data e numero, si riferiscono alla fattura e normalmente corrispondono alla data registrazione (la data che va sul giornale) e la data IVA (la data del registro IVA). Se si immette un valore nel campo Sezionale la registrazione prenderà un numero di protocollo separato e sarà stampata in un diverso sezionale del registro IVA vendite. Il numero di protocollo è assegnato automaticamente, è sequenziale ed è gestito in Contabilità > Accessori > Numeratori.
Nella casella Ragione Sociale o con l’ausilio del tasto di ricerca si può scegliere il cliente, se lo si utilizza in contabilità per la prima volta, come detto precedentemente, al cliente viene associato un sottoconto. Se è già stato utilizzato si può scegliere anche digitando il suo sottoconto nella casella apposita.
Si può scegliere di inserire l’imponibile della fattura o l’importo (inteso come totale documento) e di conseguenza l’iva verrà calcolata o scorporata utilizzando l’aliquota predefinita nei parametri CO.GE azienda. Con il pulsante ALIQUOTE si accede al dettaglio delle aliquote così da poter scorporare la fattura in più aliquote diverse, all’occorrenza. Il pulsante DISMISSIONE CESPITI accede alla maschera dove si può scegliere uno dei cespiti caricati (della sezione Cespiti parleremo più avanti). Il programma rileva e registra automaticamente le minusvalenze e le plusvalenze derivanti dall’operazione e flagga il cespite come dismesso.
Nella casella successiva (conto) si deve immettere la contropartita di ricavo. Se si devono indicare più contropartite si può cliccare sul pulsante con i tre puntini che accede alla maschera dei diversi.
Il programma utilizza di default il conto di ricavo immesso nei Parametri CO.GE. azienda o, se presente, quello inserito nel campo “sottoconto vendita” in anagrafica cliente (il menu a discesa presente, contiene solo i conti appartenenti al mastro dei ricavi). Il sottoconto di ricavo può essere legato anche agli articoli di magazzino, se inserito nel campo “c/vendita” al quale si accede cliccando su “altro” nella scheda articolo.
A proposito della scheda cliente, si precisa che alcune altre informazioni possono essere utili al fine della registrazione delle fatture emesse, come per esempio il tipo di pagamento normalmente utilizzato o l’aliquota iva se diversa dalla predefinita.
Procedendo nella registrazione della fattura emessa, nella parte relativa all’incasso, si deve indicare una causale di pagamento da scegliere nel menu a discesa o eventualmente da aggiungere se non presente. In questo caso sarà sufficiente fare doppio clic all’interno del campo per accedere alla tabella causali di pagamento. Se contestualmente si desidera registrare anche l’incasso della fattura si può spuntare il flag Registra Pagamento o Acconto. Se l’importo indicato è il totale della fattura non verranno create scadenze, se si tratta di un acconto il programma chiederà se si vogliono creare scadenze per la differenza. Nella casella Conto Patrimoniale si può scegliere il conto di pagamento fra quelli presenti nel menu a discesa, che hanno la spunta su “Monetari” nella scheda sottoconto.
Dopo aver compilato la prima maschera, cliccando il tasto Avanti o F10, si trova la pagina scadenze:
Le date delle scadenze possono essere modificate. Se si tratta di scadenze Ri.Ba. o Rid è necessario indicare anche la banca del cliente. La pressione del tasto AVANTI ci porta alla maschera di chiusura; se si preme il tasto ANNULLA la registrazione non è avvenuta. Se si preme INDIETRO si torna alla maschera precedente. Se si preme FINE la registrazione avviene e il wizard si chiude. Se si preme NUOVO la registrazione avviene e il programma riapre la maschera di Wizard Prima Nota sulla pagina Fattura Emessa.
La registrazione contabile della fattura emessa è la seguente:
Cliente Tizio
A Merce C/Vendita (o i diversi indicati)
Iva ns/debito
Se si è utilizzata una causale di pagamento di tipo Rid o Ri.Ba. si genera anche una seconda registrazione (il conto movimentato in dare viene preso dai parametri co.ge. azienda nella pagina vendite, sotto la dicitura portafoglio effetti):
Portafoglio attivo
A Cliente Tizio
Come anticipato, occorre sottolineare che le fatture emesse possono essere registrate in automatico qualora siano state emesse con il programma Area51. In questo caso si può procedere con due tipi di registrazione: la registrazione della singola fattura o la registrazione massiva.
Registrazione di Fattura Singola
Dopo aver creato una fattura dal menù VENDITE -> Fatture si clicca su REGISTRA. Apparirà la stessa maschera di registrazione che compare in Wizard Prima Nota con i campi compilati sulla base dei dati immessi in fattura. In particolare il programma andrà a sentire i dati immessi su ogni singolo articolo nella seconda riga (quella con i campi di colore azzurro che appare cliccando su ZOOM) nei campi C/V (conto vendita) per compilare il i conti diversi di vendita e C.IVA per compilare le diverse aliquote iva.
Registrazione Fatture in modo cumulativo
Da Tabella fatture accessibile da VENDITE > FATTURE si possono fare dei filtri per data, per numero, per ragione sociale ecc. e, cliccando sul tasto Registra si procede alla registrazione massiva di tutte le fatture visualizzate.
Il programma controlla che tutte le fatture possano essere registrate, altrimenti chiede se si desidera proseguire oppure se visualizzare una scheda con tutte le fatture che non possono essere registrate o perché hanno importo zero, o perché non vi è Partita Iva nell’anagrafica del cliente, o perché non vi è tipo di pagamento indicato nella fattura, o perché il tipo di pagamento indicato nella fattura è di tipo Ri.Ba. ma nella fattura non vi sono l’ABI e il CAB del cliente. In questo secondo caso si possono correggere le fatture prima di proseguire.
Fattura da scontrino
Normalmente le attività di emissione fattura o emissione scontrino fiscale sono alternative. Qualora però l'utente decida di emettere scontrino fiscale e fattura accompagnatoria, la competenza IVA è del corrispettivo da scontrino, mentre la registrazione della fattura medesima è effettuata a soli fini di annotazione nei Registri IVA.
La configurazione corretta richiede di impostare i parametri CO.GE. > IVA attivando il flag "Registrazione Proforma fattura da scontrino".
Sul Giornale la registrazione risulta eseguita con valori a zero:
La registrazione IVA invece viene eseguita con una doppia movimentazione, positiva e negativa, al fine di risultare ininfluente ai fini IVA.
