La gestione agenti di Area51 si integra con il pacchetto vendite e con l'area contabile (di cui a tutti gli effetti fa parte), per il calcolo e la liquidazione dei compensi provvigionali a favore di agenti e collaboratori. Sono suoi punti di forza la possibilità di personalizzare le provvigioni in relazione a gruppi di articoli (per categoria merceologica, per marca o su singolo articolo) e alle condizioni di pagamento (stabilendo per esempio una riduzione per pagamenti superiori ad un certo ritardo).
Inoltre, la provvigione può essere calcolata su un movimentato generato dalle fatture, ma anche da corrispettivi o altri movimenti.
La struttura agenziale può essere definita su due livelli (agente e capozona), assegnando ovviamente diversi livelli provvigionali alle diverse figure, ed effettuando dei raggruppamenti.
La liquidazione delle provvigioni può essere legata al buon fine della vendita, con ciò legandosi al partitario clienti e all'effettivo pagamento della fattura di vendita.
Per un utilizzo completo del modulo, è richiesta l'attivazione del modulo Contabile.
Si inizia dalla definizione di un'anagrafica Agenti: da Contabilità > Agenti > Anagrafica agenti si inseriscono i dati indispensabili per la corretta gestione.
Oltre ad i normali campi anagrafici, desideriamo porre l'attenzione su alcuni aspetti specifici:
Fornitore relativo - E' il fornitore di Co.Ge. abbinato all'agente, per la registrazione contabile dei movimenti provvigionali (il codice contabile è creato in automatico se non già presente);
Pagamento - E' la causale di pagamento standard acquisita da Area51 per determinare la maturazione delle provvigioni, quando il pagamento non sia gestito a livello di documenti o per il calcolo provvigionale da movimentato (p.es. corrispettivi, etc.);
St. doc. - E' possibile definire un nickname o un codice da stampare nei documenti di vendita, in sostituzione del vero nome dell'agente;
Capozona - Un agente può essere "Capozona" per altri agenti, maturando provvigioni sul loro fatturato/movimentato. Impostare il nome del Capozona sugli agenti intressati, l'agente Capozona non ha bisogno di impostazioni supplementari.
Altre informazioni - Altri dati anagrafici, comprese le percenutali di ritenuta per Irpef e Enasarco, utili per la produzione del preavviso o facsimile di fattura.
Profilo provvigionale
La scaletta provvigionale può essere definita a livello di singolo agente, oppure per gruppi. Agendo sul pulsante a fianco della casella "Profilo provvigionale" si offrono tre scelte:
Applicare un profilo esistente, Applicare un profilo agente (quindi un profilo specifico e personalizzato per il singolo agente), o Creare un nuovo profilo.
La struttura provvigionale è a due livelli fissi più un terzo campo opzionale:
Provvigioni per Categoria / Marca: il calcolo è incrementale. Per esempio, l'agente ROSSI MARIO che ha provvigione 4% su ASPIRAPOLVERE e provvigione 3% su DYSON, avrà il 7% su un ASPIRAPOLVERE marca DYSON.
Provvigioni su Articolo / Pagamento. Le due gestioni sono alternative tra loro, e sono complementari alla struttura per categoria / marca.
Inoltre, è possibile impostare una provvigione negativa, per una gestione legata al ritardo di pagamento. P.es. il pagamento Ri.Ba. 150 gg può avere provvigione " -1 ", che viene interpretato come riduzione di 1% di provvigione per i documenti con il tipo di pagamento indicato.
Calcolo delle provvigioni
Il programma offre due visualizzazioni: Fatturato Agenti (e fatturato Capizona) o Movimentato Agenti (e Movimentato Capizona). Le due gestioni sono alternative, nel senso che le provvigioni saldate con una modalità di calcolo non saranno più disponibili per l'altra.
Entrando nella scheda, sono visualizzate tutte le righe che determinano una provvigione e che non sono state ancora saldate. I campi %TOT e VALORE sono a zero,
ad indicare che le provvigioni sono ancora da contabilizzare.
Tutte le provvigioni determinate in modo automatico, devono essere Registrate per confermarle e bloccarne il ricalcolo.
La funzione RIEPILOGO consente di esplodere o compattare la visualizzazione delle provvigioni, in base alle opzioni disponibili.
Il pulsante STAMPA consente di stampare il prospetto provvigionale con diverse opzioni di visualizzazione.
NB: E' possibile anche agire manualmente sulle righe, selezionandole ed utilizzando la funzione "Calcolo manuale". La funzione registra automaticamente le provvigioni così impostate.
Saldi Provvigionali
Le provvigioni così determinate costituiscono la base di calcolo per il successivo processo di maturazione provvigioni, cui si accede dal pulsante SALDI PROVVIGIONALI.
La scheda vede la confluenza delle provvigioni determinate dal calcolo per fatturato o per movimentato, sia a livello di agente che di capozona, e rileva la chiusura della partita, determinata dall'incasso cliente. Sono possibili numerosi filtri per partita chiusa o aperta, data, numero e importo fattura, cliente, etc.
La funzione di Registrazione opera sulle scadenze chiuse e registra in contabilità generale il movimento di Maturazione provvigioni sul sottoconto dell'agente (come impostato da "fornitore relativo" in anagrafica agente). Le provvigioni non ancora maturate non potranno essere registrate a livello contabile.
Il primo flag "C" indica la registrazione delle provvigione; il secondo flag "S" indica la chiusura della scadenza contabile; il terzo flag indica la registrazione avvenuta della provvigione maturata.
Registrazione contabile
Verificare la completa impostazione dell'anagrafica agente: Fornitore relativo (occorre codificare l'agente in anagrafica fornitori e associarlo all'anagrafica Agente), percentuali di appliczione della ritenuta d'acconto e dell'ENASARCO.
La registrazione ha questa struttura:
L'estratto conto dell'agente, risultante dalla somma algebrica delle provvigioni maturate al netto di eventuali anticipi provvigionali versati, potrà essere ricavato dalla stampa del mastrino contabile.
Note di Accredito
Le note di accredito stornano le provvigioni emesse, registrando una riga negativa. La nota di accredito deve avere:
1. Struttura documento - Flag "Tipo nota di credito"
2. La nota di credito deve essere emessa con importi positivi e quantità positive.