- Lo scadenzario è l'area ove visualizzare le scadenze generate da Area51, tanto per la parte attiva quanto per la parte passiva, ossia per visualizzare le scadenze derivanti dalla registrazione delle fatture emesse e delle fatture ricevute.
La scheda è concepita per offrire una visualizzazione panoramica dello stato di crediti e debiti, permettere filtri e selezioni, stampe e report con varie possibilità di configurazione.
Per ogni scadenza, sono riportati gli elementi identificativi che ne permettono il recupero contabile, ovvero:
codice cliente (o codice contabile, nel primo campo shiftabile), ragione sociale, data fattura, numero fattura (secondo campo shiftabile, che può esporre Id partita o ID protocollo), tipo di pagamento, agente (o riferimenti bancari), e poi scadenza, valore importo e flag Chiuso, e - se la scadenza è del tipo Ri.Ba. - anche valore dell'effetto, importo e flag Chiuso. Altra colonna shiftabile mostra alternativamente Id distinta di presentazione effetti (nel caso di emissione di riba) o Id partita incasso relatia alla riga di scadenza chiusa e appunto, incassata.
Lo scadenzario è unico per CREDITI e DEBITI, e la visualizzazione è alternativa semplicemente agendo sui flag in alto a destra. Una diversa colorazione delle righe rende evidente la visualizzazione in atto (arancio per i debiti, verde per i crediti).
Altri flag sulla destra della scheda forniscono ulteriori informazioni:
RIBA = Indica se la scadenza è di tipo riba
CHIUSA = Indica se la scadenza è chiusa (completamente pagata o incassata)
INVIATA = Scadenza riba inviata (vale per le fatture emesse per le quali si sono presentate ricevute bancarie)
INSOLUTA = Scadenza insoluta
OPZIONALE = Flag opzionale per indicare la sussistenza di condizioni particolari su quella scadenza (titoli, sospesi, etc.);
ARCH = Scadenza archiviata
Report e stampe
Incassi e pagamenti/chiusura-apertura scadenze/accorpamenti
Dallo scadenzario esiste una strada breve per arrivare alla gestione di incassi e pagamenti. Previa selezione delle scadenze interessate, dal tasto ESEGUI si apre il seguente menu:
Le prime due funzioni prevedono a monte, la selezione di una scadenza attiva (primo caso) e di una scadenza passiva (secondo caso) per poi procedere alla registrazione dell'incasso o del pagamento. L'accorpamento scadenze prevede la selezione di piu' scadenze legate ad uno stesso cliente o fornitore, al fine di generarne una cumulativa.
Sulle precedenti "accorpate" il programma mettera' una spunta di "chiuso":
La compensazione scadenze prevede la selezione di una o piu' scadenze legate allo stesso soggetto che risulta essere sia cliente che fornitore:
Con l'esegui, si genera una scrittura di contestuale pagamento fornitore e incasso cliente e rilevazione dell'uscita o entrata finanziaria (il doppio clic all'interno del campo dare o avere del conto finaziario, mettera' in automatico l'importo per la differenza)
La chiusura/apertura scadenze è un percorso breve appunto per chiudere o aprire delle scadenze senza dover entrare nella partita di riferimento e mettere la spunta di chiusa nella pagina Scadenze
Dallo scadenzario è possibile compiere delle azioni tramite il bottone FUNZIONI
Gestione avvisi e insoluti
Una singola scadenza o un gruppo di esse, possono essere filtrate e selezionate per inviare ai clienti:
avvisi di scadenza
solleciti di pagamento
avvisi di insoluto.
Prima di tutto è necessario creare dei modelli; cliccare su Funzioni>Gestione avvisi>Configurazione avvisi
- Utilizzare il campo OGGETTO per distinguere i diversi modelli
- Lasciare in bianco il campo "Data" perchè la lettera/mail prenda la data di sistema
- Testo prima dell'elenco insoluti: "Spettabile ditta..."breve testo antecedente al riepilogo delle scadenze che poi vengono riportate automaticamente
- Testo dopo l'elenco insoluti: fine testo con eventuali riferimenti bancari aziendali
- Saluti
- Piè di pagina
- E' possibile aggiungere delle spese di insoluto nel campo in alto a destra
Una volta creati i vari modelli (Avviso di scadenza, avviso di insoluto, promemoria scadenza riba...) la generazione degli avvisi avviene previa selezione di una o piu' scadenze e poi tramite Funzioni>Gestione avvisi si dovra' scegliere la tipologia tra quelle disponibili:
Lettera
> Email (verificare di avere configurato Area51 per l'invio di Email, istruzioni dettagliate qui)
> Fax (l'invio non è automatico)
> Telefonata (la scheda di registrazione consentirà di inserire appunti liberi)
e successivamente scegliere il modello tra quelli precedentemente creati. Esempio:
Nell'ultima colonna dello scadenzario "Avv" viene aggiornata la data dell'ultimo avviso inviato e facendo doppio clic sul Numero Avvisi è possibile visualizzare il diario (log) degli avvisi emessi, distinti per tipologia.
Comandi rapidi
Ancora dal tasto FUNZIONI:
- E' possibile fare un filtro rapido delle scadenze aperte (supponiamo attive): Tutte, solo RiBa oppure solo non RiBa
- Archiviare massivamente delle scadenze che non si vuole compaiano all'ingresso nello scadenzario
- Modificare massivamente la data di un gruppo di scadenze preventivamente selezionate
- Attivare o disattivare la spunta di Insoluto (questa in automatico deriva dalla gestione della presentazione effetti e nello specifico dalla registrazione degli insoluti appunto)
- Inviata attiva/disattiva: si intende la spunta sugli effetti riba (attivi) che si mette in automatico quando eseguita la Presentazione effetti. Puo' pero' essere utile disattivarla, proprio per riportare in presentazione effetti un gruppo di scadenze che devono essere rielaborate. Oppure puo' essere attivata massivamente per far si' che gli effetti vengano tolti dalla Presentazione