Il cuore di un programma di magazzino è la sua gestione degli articoli. Dall'anagrafica magazzino di area51 si agisce per:
Inserimento di articoli, beni e servizi;
Ricerche sulle informazioni inserite (codice, descrizione, altri parametri);
Modifiche ai dati, effettuate in forma singola (articolo per articolo), oppure in forma cumulativa (per un gruppo omogeneo di articoli);
Strutturazione dei dati in forma tabellare, anche per una loro esportazione in diverso formato.
Nella parte centrale della scheda è ben visibile una fascia verde che come consuetudine individua l’area destinata alle ricerche.
Al di sopra di questa barra di ricerca vi è anche un campo di color celeste utile per generare velocemente un set di articoli: passando i codice in questo campo, infatti, gli articoli vengono man mano selezionati per poi poter essere processati in gruppo.
All’apertura, la scheda mostra tutti gli articoli codificati a magazzino, con la possibilità di applicare dei filtri (cioè dei criteri di ricerca e selezione), per codice, per descrizione articolo, per categoria, per marca e per fornitore.
Sono di seguito descritte le modalità di ricerca applicate:
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Ricerca per Codice: Inserire il codice cercato nel campo verde (o giallo se si è appena resettato il filtro), seguito da Invio; Area51 restituisce l’articolo che ha tra i codici (primario o alternativo) il codice inserito. La ricerca opera per “stringa intera” cioè cerca il codice esatto digitato e non una parte di esso. Per esempio digitando “AM940” , Area51 cercherà l’articolo che ha il codice AM940, ma non anche l’articolo con codice “FTP-AM940”.
Per effettuare ricerche per parte di campo (nell’esempio sopra, per cercare tutti gli articoli che contengono la parte “AM940”, occorre far precedere la stringa da cercare dal prefisso “ + “, quindi occorre digitare “ +AM940”).
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Ricerca per Descrizione: Inserire la descrizione cercata o una parte di esso e premere Invio; Area51 restituisce tutti gli articoli contenenti nella descrizione la stringa digitata.
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Ricerca per Categoria, Marca, Fornitore: Dal menù a discesa scegliere la voce desiderata; Area51 mostra in tabella tutti gli articoli che possiedono l’attributo indicato.
Note: alcune colonne hanno l’intestazione di un colore diverso (rosso o blu) da quello abituale. Questo indica che la visualizzazione tali colonne possono essere personalizzate modificando le informazioni che vengono visualizzate. Per fare ciò è sufficiente fare doppio clic sopra l’intestazione e scegliere uno dei campi proposti nella lista che viene visualizzata.
Codifica degli articoli
ATTENZIONE: Dopo le operazione di manutenzione dell'anagrafica articoli, prima di uscire dalla schermata con il tasto Chiudi, si consiglia di eseguire un AGGIORNAMENTO ARTICOLI attraverso il pulsante AGGIORNA.
Per eseguire l’inserimento anagrafico di un Articolo, dalla scheda ANAGRAFICA ARTICOLI, fare CLIC su NUOVO.
La parte superiore della scheda si configura per permettere il nuovo inserimento; per un'indicazione sulle logiche di codifica, leggere più avanti.
La schermata di codifica di un articolo è suddivisa sostanzialmente in due parti:
Quella di sinistra che rimane sempre visualizzata e riporta i dati riguardanti il codice primario, la descrizione, il barcode principale, il codice fornitore, la marca il fornitore e la categoria.
Quella di destra che si divide in tante sezioni (DETTAGLI, ALTRO, WEB, CODICI, CLASSI, LISTINI, COMPON. etc.) che contiene tutte le altre informazioni dell’articolo.
Di default la parte destra della schermata si posiziona sempre nella scheda Dettagli.
Il campo CODICE individua il codice primario dell’articolo, campo essenziale per la codifica ed univoco (non duplicabile).
Il campo CODICE FORNITORE è un codice aggiuntivo, visualizzato in carico merce, legato univocamente al codice primario (lo stesso codice articolo può avere associati più codici fornitore).
Il campo BARCODE individua il codice a barre primario dell’articolo, ovvero il codice preferenziale.
Il campo STAGIONE permette di gestire la stagione degli articoli, un campo utile quando si voglia per esempio creare offerte sulla stagione passata o per effettuare un'analisi sell-out con gli articoli suddivisi per tale campo.
Si richiede quindi la compilazione dei vari campi. E’ consigliabile immettere i valori Codice, Descrizione, Categoria, Fornitore, Marca, che permetteranno in seguito di effettuare sia le ricerche, sia le stampe riepilogative raggruppate per argomento.
Scheda DETTAGLI
Nei Dettagli si inseriscono i dati economici dell'articolo:
- Costo acquisto: indica il costo dell’articolo per l’azienda;
- Sconti (S%): indicano eventuali sconti di acquisto da parte del fornitore;
- Netto acquisto: indica il prezzo di costo al netto degli sconti;
- Ricarico percentuale (R%): indica la percentuale di ricarico da applicare al costo netto di acquisto (alternativamente si può utilizzare il campo Margine M%);
- Imponibile, IVA e Totale si compilano in automatico avendo precedentemente impostato i parametri sopra descritti.
E’ possibile inserire direttamente il prezzo ivato o l’imponibile e il programma si calcolerà in automatico la percentuale di Ricarico e il Margine rispetto al netto d’acquisto.
Altri campi:
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S.V.%: da compilare nel caso in cui si desideri effettuare uno sconto di vendita fisso sull’articolo rispetto a prezzo di vendita, senza l’ausilio di offerte o listini.
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Prezzo fisso (PR.FIX): mettendo il flag su questo campo il prezzo di vendita di un articolo non sarà modificabile da abbuoni o variazioni prezzo al banco (può però essere oggetto di offerte o di prezzi di listino).
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C.ACC.: costi accessori sostenuti per l’acquisto dell’articolo.
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C.MEDI: costo medio calcolato sulle movimentazioni di tipo Acquisto di un determinato periodo. Per gestire il costo medio, consultare la guida dedicata.
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Giacenza: riporta la giacenza dell’articolo. Il valore riportato in questa schermata è frutto del calcolo tra l’acquistato ed il venduto e non può essere modificato direttamente dall’anagrafica ma solo attraverso un documento di Correzione Giacenza o Chiusura di Magazzino (vedi capitolo Gestione Inventari).
- Pz x Conf.: indica di quanti pezzi è composta una confezione dell’articolo (questo valore è significativo in fase di carico/scarico merce per la valorizzazione del totale del documento).
- Conf Min: indica il numero di minimo di confezioni da ordinare (solitamente utilizzato in fase di compilazione degli ordini a fornitore).
- Conf x Imb: indica quante confezioni sono presenti in ogni imballo (questo valore è puramente descrittivo, e non influisce sui totali nei documenti).
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Qt. Vend.: quantità predefinita di vendita. Di default il programma inserisce 1.
- Scorta Min: quantità sotto la quale il prodotto viene indicato come sottoscorta.
- Scorta minima deposito (S.min.dep.): scorta minima specifica per il deposito corrente
- Scorta Max: quantità massima da riordinare (valore valido solo per il deposito corrente)
- Da Ordinare: quantità da ordinare. Editabile.
- Rotazione 30 gg: numero di pezzi venduti negli ultimi 30 giorni, aggiornabile tramite il Wizard Ordini
- Rotazione media: valore di rotazione medio (valore medio calcolato dal primo acquisto del prodotto ad oggi)
Campi informativi:
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Impegnato: solo nel caso di una configurazione Sincro questo campo si compilerà con la disponibilità dell'impegnato: quantità già impegnata da una commissione.
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Pronto: quantità prenotata ma non ancora entrata a magazzino.
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Tot. Ordin.: quantità che risulta in ordine presso il fornitore ma non ancora arrivata.
Approfondimento
La gestione dei pezzi per collo (detto anche cartone, o confezione) indica la possibilità di impostare una quantità multipla del pezzo singolo, che si riferisce al contenuto di un imballo (il cartone o la confezione, appunto).
Area51 gestisce tipicamente un livello di imballo; eventuali imballi superiori al primo potranno essere calcolati dall'utente in fase di inserimento dati.
Nel ciclo passivo il valore di pezzi per collo - se presente in anagrafica - è acquisito di default dal programma; tanto in Ordini fornitore quanto in Ricevimento Merce le colonne Colli e Pezzi per Collo sono esposte senza possibilità di esclusione.
Nel ciclo vendite invece le colonne non sono esposte di default, potendo quindi l'azienda vendere a pezzo singolo; anche il calcolo automatico dei colli e dei pezzi per collo NON è abilitato di default, e si imposta da Archivi > Parametri e Opzioni > Vendite > NR COLLI PER PEZZO
Scheda ALTRO
In questa scheda si trovano informazioni accessorie che riguardano l’articolo:
- Unità di Misura associata all’articolo.
- Data Scad / Giorni scadenza: per articoli deperibili. Il valore si riferisce all’ultimo carico di merce effettuato.
- Tasto Bilancia / Peso / Peso Lordo / Tara: relativo a prodotti venduti a peso (vedere sezione relativa).
- C/Vendita: da compilare nel caso di gestione contabile
- C.IVA: codice iva dell’articolo. Da associare nel caso in cui la percentuale di iva sia soggetta ad una particolare normativa (es. Esente Art. 13).
- Punti Fidelity / C val punti fisso / punti jolly / non somma punti: valori legati alla gestione delle Fidelity Card. Vedere relativo capitolo.
- Lotto Prod.: riferimento all’ultimo lotto di produzione con cui è stato caricato l’articolo a magazzino.
- Cod Matrice: se l’articolo è stato creato con la codifica taglie/colori questo campo riporta il codice della matrice a cui è collegato.
Gestione volume/peso per riga su documenti di vendita: Attivando la funzione da Archivi /Parametri opzioni/Vendite/Gestione Volume/Peso per riga si può gestire il calcolo del volume e del peso calcolato sul documento emesso impostando opportunamente il peso lordo ed il volume di ogni articolo nella relativa scheda ( ALTRO) in anagrafica articoli.Per effettuare il calcolo è necessario prima della stampa ciccare il bottone AGGIORNA nel documento da emettere.
Scheda WEB e WEBINFO
Queste due sezioni sono abilitate solo se è attivo il modulo WEB. Vedere il manuale specifico.
Scheda NOTE
Se il modulo WEB non è abilitato, la scheda WEBINFO viene sostituita dalla scheda NOTE.
Le note indicate nel campo Descrizione tecnica possono essere stampate nei documenti mettendo il flag nella riga relativa all’articolo di cui si vuole stampare tale descrizione.
Scheda CODICI
Area51 consente di associare ad ogni articolo un numero infinito di codici alternativi; in modo automatico, il programma provvede ad inserire nella tabella dei codici alternativi tutti i codici principali dell'articolo (Codice Primario, Codice fornitore o codice di riordino, Codice EAN o Bar Code). Inoltre, ad ogni articolo è assegnato un ulteriore codice alternativo in formato EAN13 con prefisso "555..." utilizzato soprattutto per la stampa di etichette barcode e frontalini.
Per aggiungere un nuovo codice alternativo all'articolo, aprire la scheda Codici e digitare il codice stesso nel campo Azzurro.
Per eliminare un codice alternativo non più gestito, fare doppio CLIC sul codice stesso, e quindi confermare la richiesta di eliminazione.
La gestione codici articolo è attivabile in tutte le schede del programma, facendo doppio clic nel campo codice articolo: si apre una maschera che consente di aggiungere, eliminare o correggere un codice alternativo, nonché di eseguire la sostituzione di un codice articolo.
Come si vede, per ogni codice è possibile associare una quantità predefinita di scarico (p.es. i codici cartone ) e un prezzo di vendita (se diverso dal prezzo normale dell'unità).
N.B. In caso di sostituzione codice, il vecchio codice articolo resta inserito tra i codici alternativi, per permetterne il riconoscimento.
Per la codifica dei codici vedere i successivi paragrafi.
Scheda VARIAZIONI
La scheda variazioni riporta le modifiche ai prezzi di vendita eseguite in passato. In particolare ogni record riporta il prezzo precedente alla variazione, quello successivo, il prezzo di magazzino attuale, e un'indicazione dell'origine della modifica (il campo TAG): questa può essere stata fatta in Anagrafica articoli, oppure tramite un documento (e in tal caso nel campo ID_DOC è indicato l'identificatore del documento in questione) oppure in Gestione Banco. Inoltre vengono riportate data e ora della modifica e l'eventuale deposito in cui è stata fatta (le variazioni vengono propagate tramite Sincronizzazione VPN).
Scheda CLASSI
Questa scheda contiene classificazioni e tipologie articolo; la categoria 2° e 1° livello sono normalmente gestite come livello superiore gerarchico rispetto alla categoria 3° livello.
Le classificazioni di tipo Class 1, 2 e 3 sono ulteriori classi merceologiche o statistiche (utili in fase di generazione report o analisi di magazzino).
Campo tipo Articolo: individua tipologie di articolo specifiche che generano gestioni particolari:
Distinta base
Presidi Sanitari
Prepagata
Prodotto
Prodotto Finito (Scarico Componenti)
Componente
Stampati Fiscali
Frazionamento IVA
Deposito Cauzionale
Le funzionalità conseguenti alle rispettive configurazioni sono indicate nei manuali specifici.
Significativo è il flag Blocco Modifiche VPN, che permette alla postazione locale di bloccare le modifiche ai prezzi articoli provenienti dalle altre postazioni che si sincronizzano tramite Sincro VPN.
Scheda COMPONENTI
Permette di associare ad un articolo "padre" altri prodotti che lo compongono, creando così un kit, un cesto o un paniere.
La funzione è utile anche nel caso di trasformazioni interne di prodotto (assemblaggi, trasformazioni), o lo scarico di prodotti in quantità frazionarie (un bicchiere scarica una frazione della bottiglia). E' possibile impostare quantità frazionarie.
1. Codificare il prodotto Kit, con tutte le informazioni di base; oltre a queste, esso deve avere l'attributo di PRODOTTO FINITO (SC. COMPONENTI), nella pagina CLASSI.
2. Nella sezione Componenti dell'articolo KIT, indicare i prodotti (componenti) che compongono il cesto/kit/paniere.
3. In Archivi > Parametri e Opzioni > Varie abilitare la Gestione Componenti Magazzino, attivando il flag "Scarica Magazzino Venduto" e indicando le Causali per Scarico Componenti (p.es. Scarico per Produzione) e di Carico del Prodotto Finito (p.es. Carico da Produzione). In questo caso esso manterrà giacenza zero, essendo scaricato dalle vendite e contestualmente caricato a magazzino).
Se non sono presenti le due causali crearle da Archivi > Tabelle Comuni > Causali di magazzino poi facendo nuovo confiugrarle come segue
Lo scarico dei componenti non è immediato: eseguire la funzione da ARCHIVI > Manutenzioni > Ricalcolo Saldi Magazzino, oppure da Anagrafica Articoli > Aggiorna > Saldi Magazzino.
Esempio di articolo KIT con scarico quantità frazionarie:
nell'esempio vederemo come acquistare una Tanica da 25L e vendere Boccette da 1L
1) Codificare l'articolo Tanica come un normalissimo articolo di magazzino
2) Codificare L'articolo Boccetta andando ad impostare in
- Classi > Tipo Articolo > Prodotto Finito (scarico componenti)
- Compon > TANICA e come QT impostare 0,04 che è la frazione 1/25
A questo punto basterà acquistare sempre l'articolo Tanica e vendere L'articolo Boccetta per tenere in ordine il magazzino
NB: esiste la possibilità di gestire gli articoli composti "esplodendoli" nelle loro componenti nel momento in cui vengono accodati in Gestione Banco o in un documento, potendo così effettuare la vendita diretta degli articoli componenti (senza quindi necessità di eseguire un aggiornamento dei Saldi Magazzino). In tal caso l'articolo finito deve essere di tipologia Distinta Base (selezionabile sempre nel menù TIPO ARTICOLO) e prezzo pari a 0€, poichè saranno le singole componenti a valorizzare la vendita (o, viceversa, bisognerà azzerare il prezzo di vendita delle componenti e impostare quello del prodotto finito).
Modifica contemporanea di più articoli
Metodo A)
Qualora si debbano modificare gli attributi di più articoli contemporaneamente (per esempio per attribuire ad un gruppo di articoli una diversa marca, una diversa categoria, un'uguale percentuale di ricarico, etc.) è possibile utilizzare la scheda di Modifica Articoli (dalla barra di menù, FUNZIONI > MODIFICA ARTICOLI).
Prima di entrare in questa scheda: Filtrare gli articoli da modificare (attraverso la riga gialla di ricerca) e Selezionare (con il pulsante SELEZIONA).
I parametri modificabili sono distinti in tre gruppi:
- Impostazioni di archivio (Categoria 3° 2° 1° liv., Marca, Fornitore, Classi, etc.);
- Arrotondamento prezzi;
- Aggiornamento prezzi.
E' sufficiente indicare il parametro da modificare, quindi fare clic su ESEGUI; prima di eseguire il comando, Area51 effettua una conta degli articoli da modificare e chiede una conferma.
Metodo B)
La modifica contemporanea di più articoli si può effettuare direttamente dalla tabella Articoli, utilizzando una tecnica simile al copia e incolla, per applicare le modifiche già eseguite su 1 articolo, a tutta la serie.
Preliminarmente, correggete o modificate uno degli articoli del gruppo, in modo che risulti come lo desiderate; poi filtrate e selezionate tutti gli articoli da modificare, quindi è sufficiente fare doppio clic sul campo da copiare ed incollare sugli articoli.
Archiviazione / Eliminazione Articoli
La procedura di eliminazione è la seguente:
- Selezionare gli articoli che si desidera eliminare con il flag a sinistra di ogni riga (eventualmente filtrandoli per caratteristiche comuni , p.es. una Marca e cliccando Seleziona per selezionarli tutti insieme);
- Cliccare sul pulsante ELIMINA.
L'eliminazione non rimuove definitivamente gli articoli.
Essi vengono trasferiti in un diverso e separato archivio di articoli eliminati, che però resta in linea per ricerche e per un successivo recupero.
Sia nella fase di acquisto che in quella di vendita il programma effettua una ricerca all'interno di questa anagrafica; nel caso l'articolo inserito sia presente nella lista degli articoli eliminati, viene recuperato ed evidenziato nella descrizione, preceduto dal simbolo convenzionale [ ^ ] per un rapido riconoscimento.Per una successiva gestione, da Funzioni > Visualizza > è possibile:
a) Visualizzare gli Articoli Eliminati;
1) Rimuovere definitivamente e irreversibilmente gli Articoli Eliminati;
2) Ripristinare gli articoli eliminati, tutti o una loro selezione (previa visualizzazione), per riportarli nell'anagrafica articoli.
Opzioni
In Gestione Banco, è possibile escludere la ricerca negli Articoli Eliminati, da Impostazioni > Parametri Generali > Altro > Escludi Articoli Eliminati.
Area51 però ripristina (ovvero riporta nell'anagrafica) gli articoli che hanno movimenti entro un certo intervallo di data. Il default è 30 giorni: ciò significa che se si effettua oggi l'eliminazione di un articolo che ha avuto movimenti (di acquisto o di vendita) nei 30 giorni precedenti, esso sarà riportato nell'anagrafica.
L'impostazione si può modificare da Archivi > Parametri e Opzioni > Acquisti (oppure escludere impostando valore = 0). Il ripristino avviene su Aggiornamento Articoli in Anagrafica.
Codifiche Speciali
Duplicazione caratteristiche articolo
Forzare una causale di magazzino
Movimenti
Depositi
