Agenda appuntamenti

Oggi come oggi è sempre più importante avere una visione completa di tutti gli impegni/appuntamenti che ognuno di noi ha.
Proprio per tale motivo in Area51 è stata implementata, nella sezione UFFICIO, la funzione AGENDA.

Modalità Settimanale/Giornaliera

Entrando nella sezione Agenda, vi apparirà la schermata qui sotto riportata.

Con il tasto in alto a sinistra il cliente potrà subito decidere se utilizzare l’agenda in modalità :

• Settimanale: Si ha una visione totale, lungo le colonne, di tutti i giorni della settimana

• Giornaliera: Si ha una visione totale dell’attuale giorno, suddiviso  lungo le colonne, per ogni operatore presente.

• Planning mensile: si ha una visione concentrata per giorno e per operatore con l'indicazione del totale delle ore impegnate, ed una legenda colori che mostra l'avvicinarsi all'impegno pieno della giornata.

Inserimento Appuntamenti

Cliccando sul pulsante NUOVO, vi si aprirà  una finestra (vedi immagine sotto)  nella quale potrete creare il vostro appuntamento.

• Data in: Da qui potrete inserire sia manualmente, sia tramite il pulsante a destra del campo,  la data e l’ora del vostro appuntamento. A fianco viene indicato l’ID universale della prenotazione.

• Dati clienti: Sotto il campo data andranno inseriti i dati relativi al cliente. E’ possibile scegliere il cliente tramite il menù a tendina oppure tramite il pulsante Ricerca clienti  posizionato a destra. E’ possibile inserire anche delle note relative al cliente.

• Dati specifici: In base alle esigenze del cliente è possibile inserire degli ulteriori dati. Per esempio se si lavora con degli animali è possibile definire Specie, Razza, ecc. di esso, oppure se si gestisce un’attività legata alle auto è possibile inserire Targa, Modello ecc.  Tutto ciò è possibile semplicemente facendo doppio clic sopra al nome del campo colorato di blu.

• E’ possibile, nel caso delle auto e degli animali, importare degli Archivi già precompilati nei quali troverete una vasta gamma di  modelli/specie già inserite da noi.Per fare ciò basta cliccare sul pulsante a destra della sezione dei dati specifici, Funzioni> Importa Archivi precompilati > Selezionare Animali o Veicoli.

• Gruppi: E’ possibile scegliere il gruppo; la ricerca è possibile cliccando sul pulsante in alto a destra del campo. Da li è possibile eventualmente creare anche un nuovo Gruppo.

• Operatore: Discorso simile per quanto riguarda la ricerca, la selezione e l’eventuale creazione degli operatori.

• Lavorazioni:Anche in questo caso è possibile selezionare, ricercare e creare qualsivoglia tipologia di lavorazione. Le lavorazioni sono elencate a 2 livelli, oltre a ciò, sono indicati i minuti relativi alla lavorazione e l’importo.

• E’ possibile, inoltre, tramite il pulsante Articoli, selezionare dall’elenco il prodotto che si vuole inserire. Affianco a tale pulsante troverete quello relativo alle Categorie. Facendo doppio clic sul campo in Blu, potrete selezionare, dall’elenco,  la Categoria che desiderate. Cliccando poi sul pulsante, vi apparirà l’elenco degli articoli filtrati per essa.

• Annotazioni: In tale campo è possibile inserire delle proprie note personali.

• In fondo sono presenti i campi Importo e Minuti totali delle lavorazioni, oltre a ciò, si possono impostare la Data di consegna e l’operatore.

Nella schermata generale dell’Agenda viene indicato il numero degli appuntamenti della giornata/operatore e il totale delle ore. In base a quest’ultimo parametro si ha una differente formattazione a colori.

Legenda Colori:

#ORE < 1 VERDE
> 1 ORE < 4 BLU
> 4 ORE < 6 GIALLO
> 6 ORE < 7 ARANCIO
> 7 ORE < # ROSSO

Ricordiamo inoltre che nella funzione AGENDA sono stati implementati i meccanismi di memorizzazione / richiamo dei clienti e dei nominativi relazionali (p.es. Veicoli / associati parentali / pets).

Di conseguenza se modificherete alcuni dati relativi al cliente nella creazione dell’appuntamento, una volta che chiuderete la finestra di inserimento, vi apparirà il messaggio relativo alla conferma o meno di aggiornamento dei parametri cliente appena inseriti e modificati.

Opzioni

Da ARCHIVI > PARAMETRI E OPZIONI > AGENDA nella sezione OPZIONI è possibile impostare, inserendo il comando B, la visualizzazione degli Operatori Big. In questo modo gli operatori visibili da 7 si riducono a 4, aumentando lo spazio a disposizione per ciascuno di essi.

Unità Tempo

 In Anagrafica Articoli il campo Tempo Lavoro (dal menù Misure/Immagini > ultima voce) è utilizzato per esprimere il tempo di esecuzione di una lavorazione in minuti. Quando valorizzato, Area51 calcolerà nell'agenda il tempo di occupazione di un cliente.